İç kontrol olarak etiketli yazılar

Muhasebe Denetimi

TC.

Eskişehir Osmangazi Üniversitesi

İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi

İşletme Bölümü

Muhasebe – Finansman Anabilim dalı

Yrd. Doç. Dr. Murat KİRACI

Çalışma Kağıtları

* Çalışma Kağıtları: Bağımsız denetçinin izlediği denetim prosedürlerini, uyguladığı testleri, elde ettiği bilgileri ve incelemelerine bağlı kalarak ulaştığı sonuçları kaydettiği kağıtlardır.
* Çalışma kağıtları
o -kanıt elde etmede
o -iç kontrolü incelemede kullanılır.

Çalışma Kağıtlarının Düzenlenmesindeki Amaçlar

* Denetim çalışmasının çeşitli safhalarını örgütleme ve koordine etmede yardımcı olması – Koordinasyon
* Denetim raporunun düzenlenmesine temel oluşturması – Rapora temel olma
* İç kontrol sistemi hakkında bilgi edinmede yararlanma – İç kontrol hakkında bilgi
* Denetçinin görüşüne destek sağlaması –Görüşe destek
* Savunma aracı olarak kullanılması – Savunma aracı
* Gelecek dönemlerdeki denetim çalışmalarında kılavuz görevi görmesidir- Kılavuzluk

Çalışma Kağıtları

* Çalışma kağıtları, denetçinin mesleki görüşünü ifade etmek için ihtiyaç duyduğu tüm kanıtları toplama araçları olduklarından türleri oldukça fazladır.
* Bazı çalışma kağıtları standart formlar şeklindedir bazıları ise inceleme sırasında tutulan basit notlar şeklindedir. Yapılan denetim amacına göre denetlenen işletmenin özelliklerine göre ve denetçinin kişisel görüşlerine göre çalışma kağıtların sayısı, türü biçimi değişebilir.

Çalışma Kağıtları Türleri

* Denetim çalışmaları sırasında düzenlenen çalışma kağıtları içerdikleri bilgileri kullanma süresi bakımından 2 dosyada toplanır. Gelecek dönemlerde yapılacak denetimlerde yararlanılacak çalışma kağıtlarının toplandığı dosyaya “ SÜREKLİ DOSYA” , denetimin yapıldığı dönemde hazırlanan çalışma kağıtlarının yer aldığı dosyaya “CARİ (YILLIK) DOSYA” adı verilir. Her iki dosya birbirini tamamlar ve denetçinin raporunu düzenlerken yararlanabileceği her şeyi kapsar.

Sürekli Dosya

* Bu dosyanın amacı: dönemler itibariyle işletmenin gelişimini izlemeye yardımcı olmak, dönemler itibariyle değişiklik göstermeyen kalemlerle ilgili çalışma kağıtlarının her denetimde yerinden hazırlanmasına engel olmaktır.
* Sürekli dosyada aşağıdaki gibi çalışma kağıtları bulunur.
* İşletmenin ana sözleşmesi
* İşletme hakkında genel bilgiler içeren notlar, her türlü bilgi ve broşürler
* Genel kurul, yönetim kurulu toplantı tutanakları
* Hesap planı ve muhasebe yönetmeliği
* Kira kontratları, toplu sözleşmeler ve uzun vadeli sözleşmelerin suretleri
* Önceki yılların faaliyet raporları
* Önceki yılların vergi beyanname suretleri
* Önceki yılların denetim raporu suretleri
* Önceki yıllarda hazırlanan iç kontrol soru formları ve akış şemaları
* İmza sirküleri

Cari Dosya (Yıllık Çalışma Dosyası)

* Denetçinin inceleme yaptığı dönemde düzenlemiş olduğu çalışma kağıtlarını kapsar.
* Denetim programı
* Dönem içinde düzenlenen iç kontrol soru formu, akış şemaları ve alınan notlar
* yeni yapılmış olan kontrat ve sözleşmelerin suretleri
* Düzeltici ve sınıflandırıcı yevmiye kayıtlarının yapıldığı kağıtlar
* Hesap analiz cetvelleri
* Çalışma mizanı
* Listeler
* Yazışmalar
* Denetim raporu ve muhasebe raporlarının suretleri

* Düzeltici ve Sınıflandırıcı Yevmiye Kayıtları Çalışma Kağıtları: İşletmenin yevmiye defterindeki hatalarla ilgili olarak denetçinin yapmış olduğu her türlü düzeltici ve sınıflandırıcı yevmiye kayıtlarının yer aldığı çalışma kağıdıdır.

* Hesap Analiz Cetveli: Bir hesabın dönembaşı bakiyesinden dönemsonu bakiyesine kadar geçirdiği sürecin yer aldığı çalışma kağıdıdır. Amaç hesabın borçlanmasının ve alacaklanmasının doğruluğunu cetvel üzerinde izlemektir.

* Çalışma Mizanı: İşletmenin dönemsonunda envanter kayıtları yapıldıktan sonraki büyük defter kalanlarının listelendiği, diğer tüm cetvellerin birbirleriyle ilişkisinin gösterildiği bir özet ve kontrol cetvelidir.

Listeler Çalışma Kağıdı:

* Denetçinin dönemsonunda incelemek istediği hesabın kalanını oluşturan unsurların neler olduğunu sıralayarak gösterdiği çalışma kağıtlarıdır.
* Listeler çeşitli varlık ve kaynak unsurları için hazırlanabilir. En çok envanter listesi, demirbaş listesi, çek listesi, tahvil listesi senet listesi gibi.
* Örneğin 153 Ticari mallar hesabından ve stok kartlarından envanter listesini hazırlamak, demirbaş defterinden demirbaşlar listesini hazırlamak. Dönembaşında elde mevcut olan ve dönem içinde giren tüm alacak senetleri listelenebilir. Bu şekilde senetlerin tutarları, vadeleri, borçlusu listeye yazılabilir. Bu listedeki senetlerin işletmenin mülkiyetindeki senetlerdir. Bunların çıkışı kayıtlar üzerinden izlenir. Dönem sonunda listede mevcut olarak gözüken senetlerin gerçekten mevcut senetleri gösterip göstermediği fiziki inceleme ve sayımlarla araştırılır.

Denetim Süreci

Sözleşme Öncesi Faaliyetler (Müşterinin Seçimi ve İşin Kabul Edilmesi)

Denetim Planının

Hazırlanması

Denetimin Yürütülmesi (Den.Planının Uygulanması)

Denetimin Tamamlanması ve Raporlama Aşaması

Denetim Firması

Arz

Denetim

Hizmeti

Talep

İşletmeler

Sözleşme Öncesi Faaliyetler
(Müşterinin Seçimi ve İşin Kabul Edilmesi)

* Bağımsız denetim firmasının seçimi Bankalarda YÖNETİM KURULU, SPK’ya tabi işletmelerde GENEL KURUL kararına bağlanmıştır.
* Denetim firmasının potansiyel müşteri hakkındaki araştırmaları şunları kapsar:
* Kalite Kontrol Politikaları ve Prosedürleriyle Müşteriyi Değerlendirme
* Önceki denetim firması ile ilişkilerin kesilmesine gerekçe olan bir durum ve Önceki denetim raporundaki görüş
* Mevcut iş yükünün değerlendirilmesi ve denetim firmasının bunu karşılayıp karşılayamayacağının tespiti
* Müşteri işletmenin iç kontrol ve muhasebe sisteminin durumu hakkında ön inceleme

Denetim Sözleşmesinde Yer Alan Asgari Unsurlar

* Denetimde görevlendirilecek Sorumlu ortak başdenetçi, başdenetçi, kıdemli denetçi ve yedekleri.
* Denetimin amacı kapsamı varsa özel nedenleri
* Anlaşma kapsamında sunulacak diğer hizmetler (Tasdik vb)
* Tarafların sorumlulukları ve yükümlülükleri
* Denetim ücretinin hesaplanma ve ödeme biçimi
* Denetimin başlama ve bitiş tarihi
* Denetim raporunun muhtemel teslim edileceği tarih

Denetimin Planlaması

Denetimin planlanması:Alınan denetim görevinin zamanında en az denetim riski taşıyacak ve en ucuz maliyetli olacak şekilde sonuçlandırılabilmesi için:

* Hangi denetim alanının
* Kimler tarafından
* Denetim döneminin hangi zaman aralıklarında
* Hangi denetim teknikleri uygulanarak

denetleneceğinin yazılı olarak belirlenmesidir.

Kısaca denetimi planlama, denetim amacına ulaşmak için sıra ile yapılacak işlerin düzenlenmesidir.

Denetim planlaması, tasarlanan denetim uygulaması ve kapsamı hakkında genel bir stratejinin oluşturulmasıdır.

Denetim Planlamasının Amaçları

1. Denetim görevinin etkinleşmesi

-Tüm denetim alanlarının denetim kapsamına alınması

-Riskli denetim alanlarının belirlenmesi ve bunlara uygun denetim tekniklerinin geliştirilmesi

-İş ve zaman tasarrufu sağlanması

2. Denetim görevinin zamanında bitirilebilmesi

3.Denetimde görev alacak personel arasında koordinasyonunun sağlanması

* Denetçi en düşük denetim riskini sağlayacak şekilde denetimi planlamaktan sorumludur. Denetim planını denetim firmasındaki sorumlu ortak baş denetçi yapar.
* Denetim ekibinde kimlerin yer alacağı, hangi denetim alanlarına hangi tarihlerde kimlerin görev alacağını belirler. Yani denetçi bir denetim stratejisi belirler. Bu stratejiye uygun planlama yapar. Denetçi daha az maliyetle, daha az personel kullanarak en doğru görüşe ulaşmaya çalışır.

Denetimin Planlanması Süreci

* Müşteri Hakkında Bilgi Toplama
* Denetim Çalışmalarını Bölümleme
* İç Kontrol Sistemi Hakkında Bilgi Edinme ve Kontrol Riskini Değerleme
* Önemlilik Düzeyini Belirleme
* Denetim Riski Düzeyini Belirleme
* Denetim Amaçlarını Belirleme
* Denetim Programının Taslağını Yazma
* Denetim Süresini ve Zamanını Belirleme
* Denetim Personelini Görevlendirme

Müşteri Hakkında Bilgi Toplama
(İşletme Çevresinin ve Faaliyetlerinin Tanınması)

* Müşteri İşletmenin içinde bulunduğu ekonominin genel hatları ve içinde bulunulan sektörün durumu hakkında bilgi toplanır
* Rakipleri ile çevresi ile ilişkileri hakkında bilgi toplanır
* Müşteri işletmenin örgüt yapısı, hukuki yapısı ve finansal yapısı hakkında bilgi toplanır
* Personel durumunun incelenmesi ve tabi olduğu özel bir mevzuat var ise bunun hakkında bilgi toplanması
* Müşteri işletmenin özel durumlarına ilişkin bilgilerin sağlanması
* Müşteriyi etkileyen yasal düzenlemeler hakkında bl.topl.

Denetim Çalışmalarını Bölümleme

* Denetçi yapacağı denetim çalışmasını mali tabloları daha küçük birimlere bölerek yürütebilir. Her bir parça birer denetim alanı sayılır. Denetçi bu denetim alanlarına denetçi yardımcılarını görevlendirir. Denetimin sonunda ise tüm yapılan çalışmalar birleştirilerek sonuçlar değerlendirilerek mali tabloların bütünü hakkında bir görüş oluşturulur.

Denetim Çalışmalarını Bölümleme

* Denetim çalışmaları iki şekilde bölümlendirilebilir
* Geleneksel yaklaşım -> Mali tablo sınıflaması. Mali tablolardaki her bir kalem denetim alanı sayılır.
* Döngü yaklaşımı -> Birkaç bilanço ve gelir tablosu hesabını birlikte etkileyen, birbiriyle yakından ilişkili işlemlerin toplandığı grupların denetim alanı sayılması yaklaşımıdır.
* Hasılat işlemleri (Hasılat döngüsü), Harcama, Üretim, Finansman, Yatırım ve duran varlık işlemleri.

İç Kontrol Sistemi Hakkında Bilgi Edinme ve Kontrol Riskini Değerleme

* İç Kontrol: Bir işletmenin yönetim kurulu üyeleri, yönetim ve diğer personeli tarafından etkilenen ve faaliyetlerin etkinliği ve verimliliğini, finansal raporlamanın güvenilirliğini yasa ve düzenlemelere uygunluğu sağlamada dikkate alınacak yeterli güveni sağlamak üzere tasarlanmış bir süreçtir.

(COSO tanımı)

İç kontrol ve muhasebe sisteminin tanınması

* Muhasebe Sistemi; işletmenin faaliyetlerine ve finansal durumuna ilişkin hesap verme yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla işlemleri belirleme, belgelere ve muhasebe defterlerine kaydetme ve raporlama ile ilgili usul ve yöntemlerden oluşan sistemdir.
* Denetçi müşteri işletmedeki iç kontrolü ve muhasebe sistemi hakkında temel bazı bilgilere sahip olmalıdır. Müşteri işletmenin personeline sorular sorma, yöneticilerle görüşme vb. şekilde iç kontrol hakkında ve muhasebe sistemi hakkında bir ön değerlendirme yapmak durumundadır. İç kontrol işletmenin tamamını kapsayan bir sistemdir.
* İç kontrol konusuna ileride daha ayrıntılı değinilecektir.

Önemlilik Düzeyinin Belirlenmesi

* Denetçinin kabul edebileceği maksimum yanlışlık(hata ) tutarıdır. 1 000 000 ytl bakiyeli kasa hesabı için 200 ytl önemlilik düzeyi belirlenmiş ise bu şu demektir. Denetçi 200 ytl’nin altındaki hataları denetim görüşünü oluştururken önem vermez. (lakin bu hatalar sistematik ve planlı bir faaliyetin sonucu olmasın) 200 ytl’nin üstündeki hatalar denetçi için önemlidir ve müşteriden düzeltilmesi istenir.

Denetim Riski Düzeyinin Belirlenmesi

* Müşteri hakkında bilgi toplandıktan ve kontrol riski değerlendikten sonra Denetçi yapacağı denetim çalışmasında istediği denetim riski düzeyine göre bulgu riskini ayarlar. Bu ayarlama sonucu ortaya çıkan denetim riski mümkün olan en düşük denetim riski seviyesi olmalıdır. Mutlaka bir risk söz konusu olacaktır. Ama bunun en düşük seviyede olması gerekmektedir. Bu risk seviyeleri Yürütülecek maddi doğruluk testlerinin niteliğini, yapısını kapsamını ve zamanlamasını doğrudan belirleyecektir.

Denetim Amaçlarının Belirlenmesi

* Her işlem grubu için veya bir işlem grubunda yer alan hesapların her biri için denetçi denetim amaçlarını belirler. Bu amaçlara ulaşılması, denetimin genel amacına da ulaşılmasını sağlar.
* Gerçeklik, bütünlük, sahiplik ve yükümlülükler, değerleme ve gidere dönüştürme, sınıflandırma, zamanlılık, açıklama ve kayıtsal doğruluk.

Denetim Programının Taslağının Yazılması

* Denetim programı, denetim çalışması sırasında uygulanacak denetim prosedürlerinin listesidir.
* Denetim programı, denetimde yapılacak işlerin neler olduğunu kimin tarafından ve ne zaman yapılacağının belirlendiği bir taslaktır. Denetim programı her denetim alanı için hazırlanır (hesap ve işlem türü) hem kontrol testlerine hem de maddi doğruluk testlerine ilişkin denetim prosedürlerine yer verilir.
* Denetim programları denetim firmalarında her bir denetim alanı için bir el kitabı veya denetim kılavuzu şeklinde hazırlanmış bulunmaktadır. Bu kılavuzlar genel amaçlı olduklarından her işletmeye uygulanamayabilir. Bu kılavuzlardan hareketle sorumlu ortak baş denetçi veya baş denetçi çeşitli ekleme ve çıkarmalarla müşteri işletmeye özgü Özel Denetim Programını hazırlar.

Denetim programı hazırlamanın yararları

* Eşgüdüm ve gözlenmeye temel oluşturur
* Harcanan zamanı kontrol etmeyi sağlar
* Denetçi yardımcılarına klavuzluk eder
* Gerekli planlamanın yapıldığı ve denetim sırasında yapılan işlerin kaydedildiğini kanıtlar
* Den. Prosedürlerinin uygulanışı ve yardımcıların sorumluluklarını belirler
* İş bölümünün uygulanmasını sağlar
* Denetimin her alanında denetim prosedürlerini belirler

* Bir denetim alanı ile ilgili denetim programı ne kapsamlı olursa bulgu o kadar düşük demektir.
* Denetim programının temel tasarımı denetimi planlama safhasında olur. Fakat denetim çalışması ilerledikçe programda değişiklikler yapmak gerekebilir. Özellikle ilk kez yapılacak denetimlerde iç kontrol tam anlamıyla kavranılmadan kontrol riski yanlış değerlenmiş olabilir, müşterinin işlemlerindeki karmaşıklık tahmin edilenden yüksek olabilir vs. Bu durumlarda denetim uygulanırken de denetim programında değişiklik yoluna gidilebilir

Denetim Süresini ve Zamanını Planlama

* Her bir denetim alanında ne kadar süre denetim çalışması yapılacağının yeterli olacağı ve bu çalışmaların ne zaman gerçekleştirileceği belirlenir. (Zaman planı)
* Denetim çalışmasının süresinin ve zamanının planlanması, denetimin amaçlanan zamanda tamamlanması ve denetim personelinin zamanını verimli kullanmasını sağlar.

Denetim Süresinin ve Zamanlamasının Planlama Örneği

* Ocak- Şubat: Müşterinin seçimi ve işin kabul edilmesi
* Mart: Müşt. İşletmenin genel kurulunda denetçinin atanması
* Nisan-Mayıs: Denetimi planlama
* Temmuz –Ekim: İşlemlerin test edilmesi
* Kasım – Ocak: Hesap kalanlarının test edilmesi
* Şubat: Denetimin tamamlanması ve denetim raporunun yayınlanması

Denetim Personelinin Görevlendirilmesi ve Gözetim

* Her bir denetim alanında çalışacak denetim ekibi personelinin niteliği birbirlerinin yerine ikame edilebilme olanakları, müşteri işletmeden kimleri ile temas kurulacağı ve bilgi alınacağı, eğer 3. kişilerden (avukatlar, danışmanlar vs) yararlanılacaksa bunların kimler olduğu ve niteliğinin belirlendiği plandır. (Personel Planı)
* Denetim personeli(yardımcıları) gözetimi, bu kişilerin denetim sırasında sürekli olarak çalışmalarının yönlendirilmesidir. (Denetim amaçları hakkında bilgilendirilir, karşılaşılabilecek sorunlar hakkında bilgilendirilir, yardımcıların yaptıkları çalışmalar gözden geçirilir ve varsa denetim personeli arasındaki görüş farklılıkları giderilir)